オフィスでは７～８時間と多くの時間をデスクで過ごします。デスクまわりを使いやすくすることは、仕事の効率化につながります。
デスクを整理すると、物を見つけやすく、時間の節約になり、仕事パフォーマンスが上がります。作業スペースが確保され、ミスが減り、仕事の質が良くなります。結果、仕事がはかどりいいこと尽くしです。
また、デスクの印象は持ち主の印象と同じです。身だしなみや女性のメイクと同じくらい人の印象を良くも悪くも左右してしまいます。デスク周りが汚い人は、いくらその人自身がきれいに身だしなみを整えていても、だらしなく見えます。
デスクが汚い→整理ができない→仕事ができない→私生活もだらしない。このようにデスクが汚いだけで、負の印象を人は連想してしまうからです。
しかしデスクをきれいにするために、収納グッズを買っては物が増えて本末転倒です。当記事では、収納グッズを使わない整理術を紹介します。使うものは、どの会社にもあるオフィス用品だけです。
目次
引き出しの整理術
デスクまわりは必要なものだけ残し、不要なものは思い切って捨てましょう。
引き出しに収納するコツ
- ぴったり入れない
- スペースに余裕を残しておく
- ものの定位置を決めておく
- ものを重ねない
- 上から見てわかるように入れる
仕切りを作りたいときは、わざわざ専用のものを買わなくても、お菓子の箱でも何でもいいです。引き出しの中は人には見られないので、見た目を気にする必要はありません。
１段目の引き出しは文具
あなたは同じ種類の文具をいくつも持ていませんか？筆記用具、ハサミ、定規はそれぞれ一つずつで充分です。重複するものは一つに絞り、後は捨てましょう。
また、お気に入りの文具を見つけましょう。会社から支給されるものもありますが、支給品は低コストを重視した商品で使いやすさは期待できません。見た目もシンプルで、仕事のモチベーションを上げてくれるものではありません。お気に入りのものを使ったほうが、仕事に対する気持ちが違ってきます。
２段目の引き出しは小物
２段目には使用頻度の少ない小物を収納します。例えば、電卓、定規などの大きめの文具や印鑑、名刺も２段目に入れておきましょう。
引き出しの手前にはよく使うものを置き、奥にはあまり使わないものを置きます。ちょっとしたことですが、これも仕事の効率化です。
同じグループのものは近くにまとめるようにしましょう。ホチキスと針は近くに、薬はまとめて同じ入れ物に入れます。引き出しの中で探すことのないようにしましょう。
３段目の引き出しは書類
書類は引き出しの中で立てて保管します。収納スペースが増え、書類を探しやすくなります。書類をファイルにとじて、さらにファイルボックスに収納します。
分類しやすいように、ファイルは背表紙のあるものを選び、ラベルを張って整理しましょう。
中央の引き出しには収納しない
中央の引き出しには作業中の書類を入れておきましょう。毎日帰宅するとき、一時的にデスクを離れるとき、中央の引き出しに書類を入れる癖をつけましょう。
自分が不在のとき、口頭で書類の場所を伝えるときに中央の引き出しに普段から入れておけば、相手に見つけてもらいやすいです。人に見られることを意識して、中央の引き出しだけは他に収納しないようにします。
引き出し整理のステップ
- 引き出しに入りきれないものは捨てる
- 引き出し１段目→２段目→３段目→中央の順に整理する
デスク上の整理術
デスク上は作業をする場所です。仕事の邪魔にならない、効率を良くするものの配置を考えましょう。
とにかく立てる
筆記用具はペン立てに入れます。書類はファイルボックスに立てます。とにかく立てることで仕事をするスペースを確保します。
立てたほうがものが取りやすく、戻しやすいので、デスク上がものであふれることがありません。また、物を探しやすいのも利点です。
紙１枚でも立てられるペーパースタンドは使いやすく便利です。パソコンで作業をしながら書類に目を向けるとき、いちいち目線を上下させるのはタイムロスです。
ペーパースタンドを使いパソコンの横に置けば、目線移動が少なくすみます。人の目線は左から右へと動くので、自然な視線の動きが作られストレスが軽減されます。
デスク下の整理術
デスク下には収納しません。何も置かないようにしましょう。
デスク下にものやコードがごちゃごちゃあるのは、人から見えないようで見られています。物理的に座る姿勢にも影響してしまいます。
書類の整理術
書類はいらないものは捨てないとどんどんたまってしまいます。念のために取っておこうとすると、いつまで経っても片付きません。デスクに保管する書類は少ないほどいいです。
取捨選択をする
書類には捨ててはいけないもの、捨ててもいいものがあります。自分で判断できるようにしましょう。
捨ててはいけないものは「文書管理規定」を確認します。領収書などは法的に一定期間保存しなければいけません。しっかり確認して保存しておきましょう。
それ以外は捨ててもいいものです。自分で捨てるか残すか判断しましょう。念のために残しておいたとしても、１年経って使わなかたら捨てます。
置く場所を決める
進行中の書類は、デスク上か中央の引き出しにしまいます。完了したら、ファイルに入れ３段目の引き出しに入れます。年に１度見直し、使わないなら捨てます。
このステップを踏むことで、書類の場所を管理できます。
捨てるタイミングを決める
「文書管理規定」に該当する書類は、保管期間（捨てる日）をファイルに書いておきます。捨てる日になったら、すっぱりと捨てましょう。
仕事が終わった書類を３段目の引き出しに保管する前にも、保管しておく書類を精査し、なるべく保管する量を少なくするよう心がけます。３段目の引き出しが満杯になったら、見直し捨てましょう。
データで残しているものは、紙媒体で残しておく必要がないので捨てます。
ラベルを作る
書類はファイルにまとめ、必ずラベルを貼りましょう。
ラベルライターで作ると見栄えが良く、統一感が出ます。もちろん手書きでも構いません。ラベルには日付も書いておくと、捨てるタイミングの目安になるので便利です。
パソコンの整理術
パソコンのデータ管理がごちゃごちゃでも他人には分かりません。しかし、どこに何があるのか分からない状態は良くありません。作業効率のために整理しましょう。
ファイル名のつけ方
ファイル名は言葉だけでなく、日付も入れましょう。時系列が分かりやすく最新のものがすぐに分かるからです。
またフォルダに並んだとき、上から順に並ぶように頭にナンバリングするのもいいです。
フォルダの作り方
フォルダの階層は３つまでにしましょう。あまり深すぎると取り出しにくいです。
分け方は分野別、時系列別が管理しやすいです。
まとめ
デスクがきれい→整理できる→仕事ができる、という印象を人に与えます。仕事の効率が良くなり、実際に仕事のパフォーマンスがあがります。
デスク整理するだけで、全てが良い方向へと転がりだします。
以上、「【デスクの整理】収納グッズはいらない！仕事がはかどる整理術」でした。
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